غرفه نمایشگاهی و قسمت های تشکیل دهنده

مقدمه

یکی از ابزارهای مهم برای رونق بخشیدن به صادرات و انجام فعالیت موثر در تبلیغات و بازاریابی کالا و خدمات، برگزاری نمایشگاه‌ها می‌باشد .
امروزه در صنعت نمایشگاهی، غرفه‌داران به این باور رسیده‌اند که برای داشتن نمایشی موفق، نیاز به جذب و درگیر نمودن بازدید ‌‌‌کنندگان از غرفه می‌باشند و می‌توان اذعان نمود که غرفه در نمایشگاه به منزله کارت شناسایی غرفه‌داران است که با آگاهی از اصول اولیه و برنامه‌ ریزی صحیح می‌توان به این هدف دست یافت .

تعریف غرفه :

غرفه در معنی، ترکیبی احاطه کننده برای محل نمایش یا مکانی برای فروش کالا و ارائه خدمات است در واقع غرفه برایند همه نیروها و هزینه هایی است که برای حضور در نمایشگاه انجام داده ایم تا به موفقیت دست یابیم.

 

به طور خلاصه یک غرفه باید دارای ویژگی های زیر باشد :

۱- دارای جذابیت لازم
۲- هماهنگ با نوع کالاهای نمایشی
۳- وضعیت مکانی مناسب
۴- قابل درک بودن پیام طراح برای بیننده
۵- طراحی مناسب با کالاهای قابل ارائه

 

 

محل و موقعیت غرفه :

 

غرفه های نمایشگاهی بسته به موقعیتی که نسبت به سایر غرفه‌های دیگر دارند، به اقسام زیر تقسیم می‌شوند :

 

۱- جزیره
غرفه هایی که هیچ دیوار مشترکی به دیگر غرفه ها یا گوشه‌های سالن برگزاری نمایشگاه نداشته باشند جزیره نامیده می‌شوند. ‌این غرفه ها معمولا در چهار طرف خود امکان تردد بازدید کننده دارند و از این رو برای تمام اضلاع آن باید برنامه ریزی نمود.

 

۲- نیمه جزیره، شبه جزیره (سه وجهی )
اینگونه غرفه ها با یک غرفه دیگر یا دیواره نمایشگاه در یک ضلع اشتراک دارند و معمولا یک سازه در آن قسمت مشترک به عنوان دیوار بنا می‌گردد. از آنجایی که در کنار سه ضلع غرفه بازدید صورت می‌پذیرد، باید در طراحی برای این قسمتها برنامه ریزی نمود.

 

۳- غرفه نبش، دو بر (دو وجهی )
غرفه هایی دوبر نامیده می‌شوند که دو دیوار مشترک با غرفه های مجاور یا سالن برگزاری داشته باشند. ‌این غرفه ها در دو ضلع خود امکان تردد بازدیدکننده را دارند و از دو دیوار پشت برای نصب المانهای تصویری یا استند های محصول استفاده می‌گردد.

 

۴- غرفه یک بر، غرفه کنار سالن ( یک وجهی )
به غرفه ای یک بر گفته می‌شود که از سه جهت توسط غرفه های دیگر یا سالن برگزاری احاطه شده باشند، برای اینگونه غرفه ها معمولا باید سه دیوار بنا نمود.

 

۵- غرفه به شکل L (گوشه های سالن نمایشگاه)
در اینگونه غرفه‌ها به جای ۴ وجه ۶ وجه داریم که ۲ یا ۳ یا ۴ وجه غرفه معمولا دیوار بنا می‌گردد، معمولا این غرفه ها یک مستطیل با عرض ۳ یا ۴ متر هستند که در قسمتی دچار شکستگی شده اند، البته ممکن است نسبت به نظر برگزارکننده محترم یک غرفه از یک سو، بر ۳ متر داشته باشد و در سوی دیگر، این بر تغییر کند، بنابراین همیشه هنگام مشاهده نقشه باید به این مهم دقت نمود.

 

 

اندازه غرفه :

تعیین اندازه یک غرفه بر اساس ذوق و سلیقه نیست و صرف بزرگی غرفه به اعتبار شرکت نمی‌افزاید و کوچک بودن نیز ممکن است نتواند اهداف شرکت را محقق نماید لذا برای تعیین اندازه مورد نیاز یک غرفه می‌بایست تعداد کالا و نمایش اندازه حجم و نحوه ارائه آنها، نیاز به فضای مذاکره و … را با بودجه اختصاص یافته از طرف شرکت در نظر گرفت و اندازه غرفه را به صورت نسبی محاسبه نمود .

 

برای انتخاب بهترین اندازه غرفه موارد ذیل مد نظر قرار می‌گیرد :

۱- اهداف حضور در نمایشگاه، که تعیین کننده بودجه و محصولات قابل ارائه نیز می‌باشد .
۲- روش نمایش به تعداد اندازه محصولات قابل ارائه غرفه
۳- کیفیت برگزاری نمایشگاه و سیاست های شرکت جهت ارتباط پذیرایی مناسب با اختصاص فضای VIP
۴- تعداد کارکنان غرفه و وسایل مورد نیاز آنان جهت انجام امور محوله
۵- داشتن جلسات آموزشی و یا معرفی کالا و خدمات توسط لوازم سمعی – بصری

 

 

تقسیم بندی فضای غرفه :

 

برای اینکه بتوان حداکثر بهره برداری را از فضای غرفه نمود، لازم است غرفه بر اساس نیازها، محدودیت ها و با توجه به اهداف تعیین شده برای حضور در نمایشگاه با نقشه دقیق و حساب شده ای تقسیم بندی گردد .
چگونگی تقسیم بندی غرفه می‌تواند با توجه به نوع فعالیت و اهداف شرکت ها متفاوت باشد،

 

فضای غرفه می‌تواند به تعدادی و همه موارد زیر تقسیم شود :

 

۱- ساخت دیواره های غرفه ( با نئوپان – فیبر ۳ میل – استراکچر فلزی – شیشه و… )
۲- کفسازی
۳- سردرب غرفه ( کتیبه)
۴- میز اطلاعات ( INFORMATION )
۵ -فضای پذیرایی از مهمانان ویژه : very important person ) VIP )
۶- فضای مذاکرات نیمه خصوصی: Commercial Important Person ) CIP )
۷- پوسترها و لایت باکس ها ( فضای نمایش تصویری(
۸- آبدارخانه و انباری
۹- گل آرایی
۱۰- تجهیزات

 

 

دیواره های غرفه :

 

بخش عمده ای از دیواره های غرفه نئوپان می‌باشد البته در بخش های که فرم غرفه دارای قوس است از فیبر ۳ میل استفاده می‌گردد .
دیواره های غرفه با توجه به نام سالن های مختلف از ارتفاع ۵/۲ تا ۵/۴ متر ساخته می‌شود .
رویه‌ی نهایی دیواره ها غالبا از رنگ پلاستیک می‌باشد.
لازم به ذکر است در ساخت طبقه دوم غرفه ( VIP ) از استراکچر فلزی استفاده می‌گردد .

 

 

کف سازی غرفه :

کفسازی ساخته شده برای غرفه های ساخت و ساز نمایشگاهی حدود ۱۰ سانتی متر می‌باشد که دارای لایه های مختلف است :
قطعات ۱ ×۱ و ۵/۰ × ۱ که به طور پازل بسته به متراژ کف غرفه کنار هم چیده می‌شوند تا به متراژ مورد نظر دست پیدا کنند .
سپس یک لایه نئوپان بر روی این قطعات قرار می‌گیرد، بعد رویه ی نهایی کف سازی که شامل :
موکت، لمینیت و پارکت می‌باشد بر روی آن قرار می‌گیرد و در نهایت نبشی فلزی دورتا دور لبه‌ی غرفه نصب می‌گردد تا به تمیزی و زیبایی کار کف سازی بیفزاید .

 

سردر غرفه :

محلی برای نصب نام و لوگوی شرکت که به آن کتیبه هم می‌گویند. ‌این بخش از غرفه به اشکال مختلفی قابل طراحی و اجرا می‌باشد.

 

۱- استیکر ( برچسب ) : این متریال به رنگ های مختلف در بازار موجود می‌باشد که مستقیما بر روی کتیبه نصب می‌گردد .

۲- یونولیت : یا همان فیبر که دارای ضخامت های متفاوتی می‌باشد. ‌معمولا بر روی یونولیت یک لایه برچسب یا پلات رنگی چسبانده می‌شود تا بتوانیم تنوع رنگی مناسب را برای آرم و لوگوی شرکت ایجاد کنیم .

۳- نئون پلاست : این نوع طراحی به صورت نوشته های برجسته از جنس پلکسی گلاس به رنگ های مختلف و با نورپردازی در داخل یا پشت آن انجام می‌گیرد.

۴- چلنیوم : در این نوع طراحی سطح برجسته ی نوشته ها ( عمق) از جنس فلزی می‌باشد و سطح رویه آن از پلکسی گلاس. ‌در این روش از نورپردازی استفاده می‌گردد .

 

 

میز اطلاعات ( information ) :

این بخش فضای اطلاع رسانی غرفه می‌باشد که معمولا در ابتدای غرفه قرار دارد و از قسمت های مهم جهت جذب مخاطب و رسیدن به اهداف شرکت ها می‌باشد. ‌در این بخش ارائه بروشورها، هدایای کوچک شرکت ها، راهنمایی بازدید کنندگان و پاسخ به آنها انجام می‌پذیرد .

 

 

فضای مذاکرات خصوصی very important person ) VIP ) :

این بخش نقش مهمی‌در بازاریابی، فروش کالا و خدمات، رساندن مشتری به مرز آمادگی جهت فروش کالا یا خدمات و انعقاد قرارداد، دارد. ‌در این بخش قابلیت های محصول، توانمندی شرکت و توضیحات کامل توسط گروه و یا فرد مذاکره کننده در اختیار مشتری قرار می‌گیرد و مذاکره اولیه، توافق نامه و احیانا امضاء پیش قرارداد، اهدای هدایای شرکت و کاتالوگ‌های تخصصی انجام خواهد پذیرفت .
طراحی این بخش می‌تواند متفاوت و با الهام از اتاق جلسات و مذاکرات شرکت و دارای امکانات مناسب و راحتی باشد. ‌در این فضا پذیرایی ویژه برای مهمانان خاص در نظر گرفته می‌شود .
این فضا معمولا به صورت محصور یا نیمه محصور طراحی می‌گردد .
معمولا فضای vip باید به نحوی طراحی گردد که از بیرون، داخل آن قابل مشاهده باشد و این قانونی از سمت حراست و واحد های فنی نمایشگاههاست.

 

 فضای مذاکرات نیمه خصوصی Commercial Important Person ) CIP ) :

فضای پذیرایی معمولی که برای مهمانان گذری نمایشگاه در نظر گرفته می‌شود این فضا معمولا به طور باز طراحی می‌شود .

 

 

بخش نمایش های تصویری :

این بخش دارای قسمت های مختلفی از قبیل : پوستر، لایت باکس، استند، ویترین و نمایش فیلم از طریق LCD می‌باشد. ‌فضای نمایش از ارکان اصلی غرفه محسوب می‌گردد، در این بخش ارائه خدمات، کالا و یا ماکت محصول قرار می‌گیرد که ارتباط مسئول غرفه و یا کارشناسان بخش فروش با، بازدیدکنندگان و خریداران برقرار می‌گردد. ‌نحوه کار ماشین آلات و در اختیار گذاشتن اطلاعات تخصصی تر برای مشتریان به نمایش در می‌آید .
در صورت عدم وجود فضا جهت بخش مذاکره و مشاوره تمام مراحل کار در این بخش انجام خواهد پذیرفت. ‌با طراحی مناسب، فضای نمایش تصویری ( LCD ) در این فضا قرار می‌گیرد .

 

 

لایت باکس ( LIGHT BOX ) :

فضایی که معمولا به شکل مستطیل می‌باشد که سطح رویه آن توسط پوشش فلکسی فیس که قابلیت انتقال نور را دارد پوشیده می‌شود، داخل این فضای مکعب مستطیلی منابع نوری مانند مهتابی نصب می‌گردد تا لایت باکس نورانی شود .

 

 

استند :

فضایی ساخته شده از جنس نئوپان که به طور باز طراحی می‌گردد، محلی برای قراردادن محصولات غرفه داران با اندازه‌های نه چندان بزرگ .
ویترین :
فضایی ساخته شده از جنس نئوپان که با سطوحی مانند شیشه یا پلکسی گلاس محصور می‌گردد و در واقع محصولات کاملا حفاظت شده می‌باشند، ویترین معمولا برای محصولاتی با اندازه های کوچک طراحی و ساخته می‌شود .

 

 

آبدارخانه و انباری :

دو بخش از فضای غرفه که عمدتا قابل رویت برای مشتریان نیست و محلی برای تهیه کردن سرویس پذیرایی و نگه‌داری هدایای شرکت می‌باشند .
این بخش با توجه به وسعت غرفه و امکانات شرکت ها می‌تواند متفاوت باشد، طراحی واحد های آن در صورت بزرگ بودن غرفه مجزا و مستقل از هم انجام می‌پذیرد .

 

 

تجهیزات مورد نیاز :

وسایلی از قبیل میز و صندلی کنفرانسی، نیم ست مبل، یخچال، آبسردکن – گرمکن، چای ساز، LCD، گل آرایی و نورپردازی ویژه که تماما به صورت اجاره ای در اختیار غرفه داران قرار می‌گیرد .
لازم به ذکر است که در استفاده از ست، های میز و صندلی و مبلمان باید دو نکته را در نظر داشت :
اول اینکه معمولا تمام ارائه دهندگان خدمات نمایشگاهی از یک مدل خاص میز و صندلی استفاده می‌کنند و بنابراین قطعا کیفیت و مدل میز و صندلی ها تمامی‌غرفه ها مانند یکدیگر است.
دوم اینکه در استفاده از ست های مبلمان و صندلی نباید آنقدر افراط نمود که غرفه ماهیت نمایشگاهی خود را از دست دهد و امکان تردد متخصصین و مشتریان داخل غرفه، مخصوصا برای مشاهده محصولات سلب گردد.